Si vous n'avez pas de traitement de texte en ligne (ou d'autres outils de bureautique) sur votre PC. Il existe des solutions gratuites qui permettent de créer des documents.
Bureautique - Nouvelles fonctionnalités
La grande révolution des applications bureautiques en ligne tient en partie au fait que les documents ne sont plus stockés en local dans le disque dur des utilisateurs mais sur Internet. C’est ce que l’on appelle le stockage à distance (voir la définition dans le bloc "Principes généraux").
Outre certains avantages (i.e. sécurité, accessibilité), cette façon de faire a permis à de nouvelles fonctionnalités d'émerger assez naturellement, ce qui a alors donné lieu à de nouveaux usages. En effet, les utilisateurs ont modifié leur façon d'utiliser les applications et Internet, et ont même sous certains aspects modifié leur façon de travailler
Publication, partage et collaboration
Etant donné que les documents issus d’application bureautique en ligne ne sont plus stockés sur le disque dur de l’utilisateur mais sur Internet, l’utilisateur peut facilement publier ses documents sur Internet mais aussi donner accès à ses documents à d’autres utilisateurs.
Que cela concerne un document de type traitement de texte, tableur ou encore un agenda, les utilisateurs peuvent ainsi:
- publier un document : le rendre visible aux utilisateurs. Le créateur permet aux utilisateurs de consulter son document ;
- partager un document : permettre aux utilisateurs de consulter son document (voir le terme Partage dans le bloc "Principes généraux") ;
- collaborer sur un document: le créateur du document permet à d’autres utilisateurs de modifier directement le document, et donc d’élaborer un document commun (voir le terme Collaboration dans le bloc "Principes généraux"). C'est la fonction la plus avancée.
Ces trois fonctions sont très facilement réalisables. L'utilisateur doit simplement spécifier l'adresse mail de l'utilisateur avec qui il souhaite partager un fichier ou collaborer sur un document.
Par exemple, voici une boite de dialogue pour le partage et la collaboration sur un document texte dans l'application Google Document:
Il suffit de paramétrer la boite de dialogue pour donner un accès plus ou moins important aux autres utilisateurs.
Ces nouvelles fonctionnalités offrent une très grande flexibilité et ont d'énormes avantages puisqu'elles permettent de rendre votre travail visible, d’échanger des ressources mais aussi de travailler ensemble tout en étant à distance.
La collaboration est une fonctionnalité particulièrement utile dans les travaux de groupe ou encore dans l'organisation d'équipe de travail. En effet, la collaboration ne nécessite plus la présence simultanée des collaborateurs dans une même pièce, ou encore d'utiliser d'interminables échanges par mail. Les utilisateurs peuvent quand ils le désirent apporter des modifications à un document de travail et ces modifications seront quasi immédiatement visibles par tous les autres collaborateurs.
Elaborer un calendrier ou un agenda commun peut s'avérer très pratique pour organiser des fêtes avec vos amis ou pour avoir connaissance de la disponibilité de chacun de vos partenaires dans votre entreprise.